Bedingte Formatierung GANZ EINFACH ERKLÄRT!

Mithilfe von bedingten Formatierungen lassen sich Zellen auf Basis von bestimmten Bedingungen oder Regeln formatieren. Am häufigsten werden die Zellen, in denen die festgelegten Bedingungen eintreten, mithilfe einer anderen Hintergrundfarbe eingefärbt und somit hervorgehoben.

1. Bedingte Formatierung Übersicht

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2. Anwendungsfälle von bedingten Formatierungen

Es gibt drei Hauptanwendungsbereiche für bedingte Formatierungen:

  1. Die Visualisierung von Werten in einem Zellbereich. Dadurch werden alle Zahlen in einen relativen Bezug zueinander gestellt und es fallen sehr schnell Zahlen auf, die z.B. negativ, viel kleiner oder viel größer sind als die restlichen Zahlen.
  2. Die Kontrolle der Daten auf Abweichungen. Es lassen sich Bedingungen und Regeln aufstellen, nach denen jede einzelne Zelle überprüft wird. Wenn die Bedingung erfüllt ist, schlägt die Formatierung an. Hier kann z.B. überprüft werden, ob die Werte einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.
  3. Doppelte Werte und eindeutige Werte ausfindig machen.

2. Bedingte Formatierungen basierend auf Werten

Hierbei werden alle Werte in einem definierten Bereich miteinander verglichen und einen Bezug gesetzt. Werte in diesem Bereich, die am höchsten sind, werden z.B. grün dargestellt, haben den größten Datenbalken oder bekommen eine grüne Ampel, Werte, die am niedrigsten sind, werden rot dargestellt, haben einen kleinen Datenbalken oder eine rote Ampel. 

Die 3 Schaltflächen, Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze liefern ein Set von vordefinierten Einstellungen, aber diese lassen sich auch beim Anlegen Neuer Regeln unter Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren finden und entsprechend anpassen.

Hierbei werden alle Werte in einem definierten Bereich miteinander verglichen und einen Bezug gesetzt. Werte in diesem Bereich, die am höchsten sind, werden z.B. grün dargestellt, haben den größten Datenbalken oder bekommen eine grüne Ampel, Werte, die am niedrigsten sind, werden rot dargestellt, haben einen kleinen Datenbalken oder eine rote Ampel. 

Die 3 Schaltflächen, Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze liefern ein Set von vordefinierten Einstellungen, aber diese lassen sich auch beim Anlegen Neuer Regeln unter Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren finden und entsprechend anpassen.

3. Bedingte Formatierungen basierend auf Regeln

Hierbei werden die Werte auf Grundlage von bestimmten Regeln hervorgehoben. Die Schwellenwerte werden entweder direkt beim Anlegen der bedingten Formatierung angegeben, können aber auch bei einigen Regeln über einen Bezug aus Zellen kommen. Somit hat die Möglichkeit, die Schwellenwerte über Zellen noch nachträglich anzupassen.

  • Größer als Vergleichswert
  • Kleiner als Vergleichswert
  • Zwischen zwei Werten
  • Gleich einem Wert
  • Textinhalt (Prüfung, ob ein Text vorkommt)
  • Datum (auch relative Datumsangaben, z.B. letzte 7 Tage)
  • Doppelte und eindeutige Werte

Zusätzlich gibt es noch Regeln für die obersten/untersten Werte:

  • Obere/Untere 10 Elemente
  • Obere/Untere 10 %
  • Über/Unter dem Durchschnitt

4. Bedingte Formatierungen basierend auf Formeln

Bedingte Formatierungen basierend auf Formeln bieten uns folgende Vorteile:

  • Bei einigen regelbasierten bedingten Formatierungen sind wir eingeschränkt, da die Schwellenwerte direkt festgelegt werden müssen. Viele der vordefinierten Regeln lassen sich jedoch mithilfe von Formeln nachbauen.
  • Komplexe Überprüfungen basierend auf Formeln und Logikoperatoren
  • Formatierungen abhängig von Zellen, die außerhalb des Formatierungsbereichs
  • Formatierungen abhängig von Bedingungen, die auf alle Zellen im Bereich angewendet und anschließen ausgewertet werden. D.h. man kann z.B. überprüfen, ob ein Wert mehr als 3x in einem Bereich vorkommt und wenn das der Fall ist, wird dieser Wert entsprechend hervorgehoben.

In dem folgenden Beispiel wird geprüft, ob der Umsatz stimmt. Dafür prüfen wir, ob Anzahl * Preis ungleich Umsatz ist. Die bedingte Formatierung springt nämlich nur an, wenn die Bedingung WAHR ist. Dazu benötigen wir eine Formel, die im Ergebnis WAHR oder FALSCH ergibt.

=($A2*$B2)<>$C2 = Anzahl mal Preis ungleich Umsatz

In Zeile 4 und 8 stimmt der Umsatz nicht, daher liefert die Formel hier WAHR als Ergebnis und die entsprechenden Zellen werden eingefärbt.

Relative, gemischte Bezüge und Anwendungsbereich

In dem linken Beispiel wird die bedingte Formatierung nur auf die Spalte C angewendet, im rechten Beispiel wird die gleiche Formatierung auf die Spalten E bis G angewendet. 

Bei der Erstellung solcher Formatierungen müssen wir darauf achten, welche Zelle wir aktiviert haben, wenn wir die Formel eingeben. Im linken Beispiel muss C2 aktiviert sein, wenn wir die Formeln eingeben, beim rechten Beispiel G2. 

Warum ist das wichtig?

Wir haben in der Formel Zellbezüge, die zum Teil relativ sind. Da wir Zelle C2 aktiviert haben, bedeutet
$A2 in unserer Formel, nicht Zelle A2, sondern Spalte A in der gleichen Zeile wie unsere aktive Zelle C2. Also eine relative Position.

Wenn wir bei der Eingabe C5 aktiviert hätten, würde $A2 Spalte A und 3 Zeilen nach oben bedeuten. 

Bedingte Formatierungen verhalten sich also genauso, als würde man eine Formel mit relativen Zellbezügen in eine Zelle schreiben. Dabei ist auch wichtig, dass wir die Formel in dir richtige Zelle schreiben, bevor wir die Formel auf weitere Zellen erweitern.

5. Anwendungsbeispiele

6. Fazit / Hinweis

Bedingte Formatierungen eigenen sich hervorragend als ersten Schritt, um Daten zu visualisieren und um eine erste Kontrolle der Daten vorzunehmen.

Zu beachten ist jedoch, dass bedingte Formatierungen bei jeder Änderung einer Zelle neu durchgerechnet werden, d.h. wenn sehr viele Zellen mit bedingten Formatierungen belegt sind, kann es zu Performanceeinbußen kommen. Man sollte deswegen darauf achten, die Formatierungen nicht auf gesamte Spalten oder Zeilen anzuwenden.