POWER Pivot

1) Überblick und Einsatzmöglichkeiten von Power Pivot

Power Pivot ist ein Excel Tool mit dem mit Hilfe eines sogenannten Datenmodells Daten aus unterschiedlichen Tabellen miteinander in Beziehung setzen und auswerten kann.

Ein einfaches Beispiel vorweg

Wenn wir den Gewinn eines Unternehmens bestimmen möchten, benötigen wir auf der einen Seite die Umsätze und auf der anderen Seite die Kosten. Diese Informationen liegen jedoch für gewöhnlich in unterschiedlichen Tabellen oder Datenquellen vor. 

In Excel müssten wir nun die Werte irgendwie zusammenbringen und zuordnen. Dies geschieht dann meist mit Hilfe des SVERWEIS und einer Bezugsspalte, wie z.B. das Datum. D.h. abhängig vom Datum ziehen wir uns die Werte aus den beiden Tabellen Umsätze und Kosten.

Probleme bei der üblichen Herangehensweise mit Excel 

Bei wenigen Tabellen ist das kein Problem, was passiert aber wenn die Daten aus 10 oder 100 Tabellen kommen. Dann wird es schnell kompliziert und unübersichtlich. Immer wenn wir die Daten nach einer neuen Dimension auswerten wollen, wie z.B. Gewinn pro Produktkategorie, müssen wir diese Information wieder aus den Tabellen holen und in unsere Auswertungstabelle bringen. 

Vorteil durch Power Pivot

Dieses manuelle Zusammensuchen der Daten erspart uns Power Pivot, denn hier können wir die Beziehungen zwischen den Tabellen einmalig festlegen. Dadurch entsteht dann ein sogenanntes Datenmodell. Wenn die Beziehungen stehen können wir mit der Formelsprache DAX (Data Analysis Expressions) mit nur einer Formel Kennziffern berechnen, wie z.B. den Gewinn, Gewinn pro Produktkategorie usw. 

Jede neue Frage, die wir an unsere Daten haben kann im Idealfall mit einer kleinen DAX-Formel beantwortet werden. Das stundenlange Zusammenbauen von Auswertungstabellen entfällt. Power Pivot hilft uns also unsere Daten schnell auszuwerten und ist somit auch ein Business Intelligence Tool.

2) Power Pivot im Business Intelligence Kontext

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Von Microsoft stehen uns Power Query, Power Pivot und Power BI zur Verfügung. Um Power Pivot richtig einzuordnen müssen wir erst einmal klären was Business Intelligence bedeutet.

Business Intelligence besteht aus 3 Schritten:

  1. Sammeln von Informationen aus verschiedenen Datenquellen
  2. Aufbereiten der Informationen, indem man sie mit Hilfe eines Datenmodells in Beziehung setzt und mit Tabellen und Diagrammen darstellt
  3. Erkenntnisse durch die Auswertung des Datenmodell bzw. durch das Beantworten von Fragen
    wie z.B.
    • Gewinn pro Monat?
    • Deckungsbeitrag pro verkauftem Produkt?
    • Gewinn pro Mitarbeiter Wie lange reicht der Kaffee noch?

2.1) Power Pivot vs. Power Query

Für das Sammeln und Aufbereiten der Daten ist Power Query das bessere Tool, jedoch kann man diese Aufgaben auch mit Power Pivot erledigen. Power Pivot ist primär dafür da die Daten mit Hilfe eines Datenmodells in Beziehung zu setzen, um somit die Auswertung mit DAX zu ermöglichen. Beide Tools kommen daher oft gemeinsam zum Einsatz.

2.2) Power Pivot vs. Power BI

Power BI vereint die Funktionalitäten von Power Query und Power Pivot und ermöglicht zudem die Erstellung von Berichten und Dashboards. Diese kann man in die Cloud schieben und somit ein Reporting aufbauen welches Daten in Echtzeit darstellt und einfach online eingesehen werden kann.

2.3) Power Pivot oder gleich Power BI

Power BI enthält die gleichen Funktionalitäten und die gleiche Formelsprache DAX wie Power Pivot. Daher stellt sich die berechtigte Frage ob man Power Pivot nicht gleich überspringen kann und sich Power BI widmet. Es gibt jedoch einige Gründe sich mit Power Pivot zu beschäftigen:

  • Weniger Filterkontext & Komplexität, da Fokus auf Datenmodellierung und Analyse
  • Power Pivot-Tabellen / Ergebnisse von Measures können besser kontrolliert werden, daher ist es leichter DAX mit Power Pivot zu lernen
  • Keine zusätzlichen Lizenzkosten, als kostenloses Addin verfügbar. Power BI Desktop ist zwar auch kostenlos, jedoch sind die Cloud-Funktionalitäten mit Mehrkosten verbunden, was dazu führt, dass viele Unternehmen Power BI aus Kostengründen noch nicht eingeführt haben.

3) Wie Power Pivot und DAX Lernen?

Hier an dieser Stelle zu zeigen wie man 2 Tabellen in das Datenmodell von Power Pivot lädt, diese Tabellen über Beziehungen verbindet und eine erste Power Pivot Tabelle erstellt ist wenig zielführend. In der Praxis hat man häufig komplexere Fragestellungen, die ein Grundverständnis von Datenmodellierung und DAX erfordern. Im Gegensatz zu den Formeln in Excel die mit Zellen arbeiten, beziehen sich DAX-Formeln auf gesamte Tabellen und Spalten, die häufig auch mit Filter belegt sind.

Power Pivot bzw. DAX erfordert eine andere Denkweise, die man sich Schritt für Schritt erarbeiten muss. Der Aufwand lohnt sich jedoch, da man sich damit gleich zwei Tools Power Pivot und Power BI und somit das Thema Business Intelligence erschließt.

Gerade in Excel-intensiven Bereichen, wie z.B. im Controlling, Accounting, Reporting usw. kommt man in Zukunft um das Thema Business Intelligence nicht mehr herum. 

Wenn du Power Pivot nicht nur als isoliertes Tool, sondern auch im Kontext mit Power Query und Power BI lernen möchtest, würde ich mich freuen dich dabei mit meinem Trainingsangebot unterstützen zu dürfen.