ChatGPT und EXCEL

Die Abschnitte 1 bis 5 wurden von ChatGPT als Antwort auf die Überschriften generiert. In Abschnitt 5 gibt es nützliche Prompts (Anweisungen) für ChatGPT, die dir bei der Arbeit mit Excel und Programmierung mit VBA, Office Script, M und DAX helfen.

Hier geht es zur Anmeldung von ChatGPT.

1. Was ist ChatGPT

ChatGPT ist ein künstliches Intelligenz-Modell, das auf dem GPT-4-Framework (Generative Pre-training Transformer 4) basiert. Es ist ein sogenannter "Language-Model", das bedeutet, dass es darauf trainiert ist, natürliche Sprache zu verstehen und zu generieren. ChatGPT wurde dazu entwickelt, Text auf der Grundlage von Mustern, die es aus einer großen Menge an Trainingsdaten gelernt hat, zu generieren. Es kann verwendet werden, um automatisierte Textgenerierung, Übersetzungen, Kundensupport, und viele andere Aufgaben durchzuführen, die mit Textverarbeitung zusammenhängen.

2. Wodrin besteht der Unterschied von ChatGPT zu einer Google-Suche?

Der Unterschied zwischen ChatGPT und einer Google-Suche besteht darin, dass ChatGPT ein natürliches Sprachverarbeitungsmodell ist, das auf Fragen und Anweisungen in natürlicher Sprache trainiert wurde, während Google eine Suchmaschine ist, die auf Schlüsselwörtern basiert und auf dem Internet nach verfügbaren Informationen sucht. ChatGPT kann auch generative Aufgaben wie Texterstellung und Übersetzung ausführen, während Google hauptsächlich darauf ausgelegt ist, vorhandene Informationen zu finden und zu präsentieren.

Google SUche - Schritte

  • 1) Aufteilung der Problemstellung in einzelne logische Schritte
  • 2) Suche nach Teillösungen für diese einzelnen logischen Schritte
  • 3) Suchergebnis verstehen und prüfen, ob es relevant ist
  • 4) Suchergebnis auf die eigene Problemstellung adaptieren
  • 5) Einzelne Teillösungen zu einer Gesamtlösung zusammensetzen und an den Kontext anpassen

ChatGPT - Schritte

  • 1) Beschreibung der Problemstellung inklusive Kontext
  • 2) Idealfall: Ergebnis kann direkt ohne Anpassung an den Kontext übernommen werden
  • 3) Standardfall-Finetuning: Verbesserung des Ergebnisses durch weitere Anweisungen oder Ausgabe von alternativen Lösungen. 

3. Wie kann ChatGPT bei Arbeit mit Excel helfen?

Antworten von Chat GPT 3.5

ChatGPT kann in verschiedenen Arten von Aufgaben, die mit Excel zusammenhängen, helfen. Einige Beispiele sind:

Text-zu-Tabellen-Konversion: ChatGPT kann verwendet werden, um unstrukturierte Texte in strukturierte Tabellenformate zu konvertieren, die in Excel verwendet werden können.

Automatisierung von Dateneingabe: ChatGPT kann verwendet werden, um automatisch Daten aus Textdokumenten, PDFs oder anderen Quellen in Excel-Tabellen einzufügen, was Zeit und Fehlerquellen reduzieren kann.

Text-zu-Zahlen-Konversion: ChatGPT kann verwendet werden, um Texte, die numerische Daten enthalten, in Zahlendarstellungen zu konvertieren, die in Excel verwendet werden können.

Erstellung von Berichten: ChatGPT kann verwendet werden, um automatisch Berichte zu erstellen, die auf Excel-Tabellen basieren, indem es die Daten auswertet und in natürlicher Sprache zusammenfasst.

Automatisierung von Aufgaben: ChatGPT kann verwendet werden, um bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen, die in Excel durchgeführt werden müssen, wie z.B. das Durchführen von Berechnungen, Erstellen von Diagrammen und Grafiken, usw.


Antworten von ChatGPT 4.0

Datenanalyse: Verwenden Sie ChatGPT, um komplexe Datenanalysen durchzuführen, indem Sie das Modell bitten, Muster, Trends oder Anomalien in den Daten zu identifizieren.

Berichterstellung: Lassen Sie ChatGPT Zusammenfassungen, Interpretationen und Empfehlungen für Datensätze oder Tabellen erstellen. Geben Sie dem Modell die nötigen Informationen und Parameter, um aussagekräftige Berichte zu erstellen.

Formelerstellung: Bitten Sie ChatGPT, Ihnen bei der Erstellung von Excel-Formeln zu helfen. Beschreiben Sie einfach das gewünschte Ergebnis, und das Modell wird Ihnen dabei helfen, die richtige Formel zu finden oder sogar Vorschläge für alternative Lösungen machen.

Datenbereinigung: Nutzen Sie ChatGPT, um Datenbereinigungsstrategien zu entwickeln. Das Modell kann Ihnen dabei helfen, inkonsistente oder fehlende Daten zu identifizieren und Strategien zur Behebung solcher Probleme vorzuschlagen.

Automatisierung: ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, VBA-Code (Visual Basic for Applications) für Excel zu schreiben, um Routineaufgaben zu automatisieren. Beschreiben Sie einfach die gewünschte Aufgabe, und das Modell wird Ihnen dabei helfen, entsprechenden Code zu generieren.

Datenvisualisierung: Lassen Sie ChatGPT Ihnen dabei helfen, die besten Diagramme oder Grafiken zur Darstellung Ihrer Daten in Excel zu wählen. Geben Sie Informationen über den Datensatz und das gewünschte Ergebnis, und das Modell wird Ihnen passende Visualisierungsoptionen empfehlen.

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Kommentar vom Autor:

Aktuell sehe ich folgende Anwendungsbereiche:

  • Formeln erstellen / erklären / debuggen
  • Excel Tools/Konzepte erklären
  • Beispieldatensätze erstellen
  • Abfrage des Internets nach Echtzeitdaten/News. Direkt aus Excelzellen heraus mit ChatGPT + Bing 

- Daniel Kogan

Pros

  • Intuitiv, eine andere Art der Suche  
  • Erklärung von Funktionen/Formeln
  • Hilft bei komplexen Formeln
  • Antwort bezieht sich auf den in der Anfrage formulierten Kontext. Bei Lösung aus Googlesuchergebnissen müssen diese erste auf den eigenen Kontext angepasst werden
  • Fokus auf die Antwort, keine Ablenkung durch Ads/sonstigen Webseitencontent

Cons

  • Zeitverzögerung bei der Antwort
  • Kontext der Formel muss beschrieben werden. Dies wird durch die Integration Copilot in Excel wegfallen. 
  • Aktuell noch fehleranfällig
  • Die Antwort besteht aus Text/Code. Keine Dokumentation der Lösung mit Screenshots/Videos.

4. Wie kann ChatGPT bei Programmierung von VBA helfen?

ChatGPT kann in verschiedenen Arten von Aufgaben, die mit der Programmierung von VBA (Visual Basic for Applications) in Excel zusammenhängen, helfen. Einige Beispiele sind:

Erstellung von Code: ChatGPT kann verwendet werden, um automatisch Code in VBA zu erstellen, der bestimmte Aufgaben in Excel automatisch ausführen kann, z.B. das Einfügen von Daten, das Durchführen von Berechnungen oder das Erstellen von Diagrammen und Grafiken.

Code-Optimierung: ChatGPT kann verwendet werden, um bestehenden Code in VBA zu analysieren und zu optimieren, um die Leistung und die Effizienz der Makros zu verbessern.

Fehlerbehebung: ChatGPT kann verwendet werden, um automatisch Fehler in VBA-Code zu finden und zu beheben, indem es die Codezeilen untersucht und Fehlerquellen identifiziert.

Dokumentation: ChatGPT kann verwendet werden, um automatisch Dokumentation für VBA-Code zu erstellen, indem es die Funktionsweise des Codes erklärt und Anweisungen für die Verwendung bereitstellt.

Automatisierung von Aufgaben: ChatGPT kann verwendet werden, um bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen, die in VBA durchgeführt werden müssen, wie z.B. das Erstellen von Schleifen, die Ausführung von bedingten Anweisungen, das Erstellen von Funktionen und Prozeduren, usw.

Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass ChatGPT nur die Möglichkeit hat, Code vorzuschlagen oder zu generieren, aber es ist der Programmierer, der verantwortlich für die Korrektheit und die Umsetzung des Codes ist.

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Aktuell sehe ich folgende Anwendungsbereiche:

  • Code erstellen
  • Code debuggen (Fehlerbehebung)
  • Code einrücken
  • Code optimieren (verkürzte Schreibweise)
  • Code kommentieren/erklären
  • Codebeispiele generieren
  • Code z.B. von VBA in Office Skript übersetzen

- Daniel Kogan

Pros

  • Erleichtert den Einstieg in VBA. VBA wird für Nutzer ohne große Vorkenntnisse zugänglich
  • Anstatt nach einzelnen VBA "Puzzlesteine" bei Google zu suchen und diese zusammenzubauen, kann man bei ChatGPT gleich mehrere aufeinander folgende Schritte beschreiben und bekommt diese schon "zusammengepuzzelt" ausgegeben   
  • Antwort bezieht sich auf den in der Anfrage formulierten Kontext. Bei Lösung aus Googlesuchergebnissen müssen diese erste auf den eigenen Kontext angepasst werden
  • Es können mehrere Lösungen ausgegeben werden

Cons

  • Zeitverzögerung bei der Antwort
  • Aktuell noch fehleranfällig (vor allem bei M/DAX Code)
  • Die Antwort besteht aus Text/Code. Keine Dokumentation der Lösung mit Screenshots/Videos

5. Wie solltest Du Dich am besten an Veränderungen, die KI mit sich bringt, anpassen?

Um dich an Veränderungen anzupassen, die durch die Verbreitung von künstlicher Intelligenz (KI) entstehen, gibt es einige Schritte, die du unternehmen kannst:

Bildung und Weiterbildung: Es ist wichtig, dich über die Technologie und ihre Anwendungen zu informieren, um zu verstehen, welche Auswirkungen sie auf die Arbeitswelt und die Gesellschaft hat und welche Fähigkeiten in Zukunft gefragt sein werden.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Du solltest deine Fähigkeiten und Kenntnisse regelmäßig aktualisieren und erweitern, um dich an veränderte Anforderungen anzupassen.

Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten: KI wird viele Aufgaben automatisieren, die bisher von Menschen erledigt wurden. Um dich in der Arbeitswelt zu behaupten, ist es wichtig, kreativ zu sein und Problemlösungsfähigkeiten zu entwickeln.

Zusammenarbeit mit KI: Du solltest lernen, wie man mit KI-Systemen zusammenarbeitet, um deine Arbeit effizienter und produktiver zu gestalten. Das Stichwort hier ist Prompt Engineering.

Ethik und Verantwortung: Es ist wichtig, die ethischen Implikationen der KI zu verstehen und dafür zu sorgen, dass die Technologie für das Wohl der Gesellschaft eingesetzt wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Arbeitswelt durch die Einführung von KI verändern wird und dass es für dich notwendig sein kann, deinen Karriereweg anzupassen. Es ist jedoch auch wichtig zu betonen, dass KI neue Arbeitsplätze schaffen und bestehende Arbeitsplätze verbessern wird.

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Meiner Meinung nach sollte man KI nicht als Gefahr, sondern als mächtiges Tools verstehen, um die eigene Produktivität zu steigen. Die Qualität der Antworten, welche KI liefert, hängt stark von der Qualität der Prompts ab, daher ist nach wie vor wichtig zu wissen, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können und welche Tools von Excel bei der Lösung idealerweise zum Einsatz kommen.


Beispielsweise ist bei der Auswertung von Daten in den meisten Fällen der Einsatz von Pivot-Tabellen sinnvoller. Data-Cleanup betreibt man besser mit Power Query. Daten, die miteinander in Beziehung stehen, schiebt man am besten ins Power Pivot Datenmodell usw.  

- Daniel Kogan

6. Nützliche ChatGPT-Prompts / Anweisung

Hier ein paar nützliche Prompts für die Arbeit mit Excel und VBA. Diese können am Anfang des Prompts stehen, damit ChatGPT versteht, welches Tool von Excel zur Lösung des Problems zum Einsatz kommen soll. 

  • Erkläre mir...
  • Zusammenfassung Excel-Feature: X
  • Gib mir 5 Beispiele
  • Gib mir 5 Lösungen
  • Excel Formel:
  • Excel Pivot-Tabellen:
  • Excel Power Query:
  • Excel Dax:
  • Excel VBA:
  • Generiere Beispiel Kundendaten als Tabelle mit 10 Datensätzen.
  • Überprüfe den folgenden Code:
  • Verbessere den folgenden Code:
  • Erkläre den Code:
  • Füge Kommentare zum Code hinzu:
  • Den folgenden Code einrücken:
  • Optimiere folgenden Code:
  • Optimieren, einrücken und füge Kommentare hinzu:
  • Wie können VBA Subs beschleunigt werden?
  • VBA Sub: / VBA Function: / VBA: Event:
  • Wo ist der Fehler?

7. ChatGPT und VBA / Office Scripts

Mithilfe der OpenAI API kann ChatGPT aus Excel heraus angesprochen werden und die Ergebnisse können dann beispielsweise in VBA-Formelementen oder auch direkt in den Excelzellen ausgegeben werden.

Ein Beispiel für eine solche Umsetzung mit VBA findest du in dem Video von Randy von Excel for Freelancer. In dem Tool wird eine neue Funktion erstellt, welche einen Prompt in ein Ergebnis umwandelt und dieses in der Zelle anzeigt, Ergebnisse als Tabellen ausgibt und Fehler in Funktionen sowie VBA Code erklärt.

Alternativ lässt sich sowas auch mit Office Script umsetzen. Der Vorteil hierbei ist, dass das Script mit der ChatGPT Abfrage dann in allen Arbeitsmappen und auch in Excel Online zur Verfügung steht. Den Prompt kann man dann einfach in die Zellen schreiben und anschließend das Ergebnis von ChatGPT in den angrenzenden Zellen ausgeben.

In der Zukunft, wenn man per API auch Zugriff auf GPT 4.0 inklusive Bingsuche hat, lässt sich somit jede nur erdenkliche Information/News/Statistik, einfach per Prompt in einer Excelzelle oder mithilfe einer speziellen Excel-Funktion, in Excel integrieren. Das kollektive und frei verfügbare Wissen der Menschheit aus dem Internet kann somit ohne große Reibungsverluste in Excel geholt werden.

Aktuell lässt sich das Internet aus Excel heraus bereits mit Tools wie zum Beispiel Power Query abfragen. Jedoch müssen wir hier erst einmal die entsprechende Quelle ausfindig machen und hoffen, dass diese in einer gut lesbaren Tabellenform vorliegen. Anschließend müssen die Daten noch bereinigt werden und sobald es Änderungen auf der Quellwebseite gibt, müssen die Abfragen wieder angepasst werden. Jede Abfrage ist somit relativ aufwendig. Mithilfe der KI lassen sich auch Informationen ausfindig machen, die nicht in Tabellenform vorliegen.

Der nächste Schritt wird sein, mithilfe von Excel und KI Daten aus dem Internet und firmeninterne Daten zusammenzubringen und somit eine Unternehmenssteuerung in Echtzeit zu ermöglichen.

8. Copilot in Office

Microsoft hat Microsoft 365 Copilot angekündigt. KI-Tools werden dabei direkt in die Office-Programme wie Word, Power Point, Excel, Outlook, Teams usw. integriert. Dadurch können direkt Prompts an die einzelnen Tools gestellt werden. Z.B. erstelle eine Präsentation auf Grundlage folgender Dateien. Dies wird zu einem extremen Maß an Automatisierung führen. In der Übergangszeit wird der Nutzer sicherlich noch die einzelnen Ergebnisse der KI manuell überprüfen und feinabstimmen müssen.

Hier eine Demo, wie diese AI in den einzelnen Programmen verwendet werden kann.

Update 23.05.2023: Empowering every developer with plugins for Microsoft 365 Copilot
In Zukunft wird Microsoft Copilot Zugriff auf alle firmeninternen Daten und Tools haben können. 

9. Ausblick

Aktuell liegt der Fokus darauf, bestehende Arbeitsschritte mit der KI zu automatisieren. Z.B. die Erstellung von Berichten und Auswertungen.

Wenn wir jedoch einen Schritt weiterdenken und annehmen, dass der Konsument dieser Berichte wiederum eine andere KI sein wird, welche auf Grundlage dieser Informationen weitere Arbeitsschritte durchführt, dann stellt sich die Frage, welche Rolle der Mensch in Zukunft innerhalb eines Unternehmens noch spielen wird.

Tools wie Auto GPT können bereits zur Laufzeit neue GPT Bots initialisieren, diesen Aufgaben zuteilen, die Ergebnisse zwischenspeichern und für die nächsten Schritte weiterverwenden.

Hier ein Beispiel, wie das Tool komplexe Aufgabenstellungen bearbeitet: 

I pretended to be a fake shoe company and gave AutoGPT a simple objective:
- Do market research for waterproof shoes
- Get the top 5 competitors and give me a report of their pros & cons

In Zukunft wird man nur noch die Intention des Unternehmens angeben und die AI wird selbstständig die digitale Infrastruktur des Unternehmens erstellen und im Falle von physischen Produkten auch die Produktionsstraßen designen (siehe Nvidia Omniverse Punkt 5).

Wenn wir in Zukunft dann noch automatisiere Produktionsanlagen und Roboter (z.B. Tesla Bot) haben, wäre der einzige Input, der noch benötigt wird, die Unternehmensidee. Das Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen würden automatisch erzeugt werden. 

Wenn wir erst einmal an diesem Punkt angekommen sind, wird die KI sicherlich auch so weit sein, selbstständig Verbesserungspotenziale und Bedürfnisse in einer Gesellschaft zu ermitteln und auf Grundlage dieser Lösungen in Form von Dienstleistungen und Produkten zu erschaffen.

Das alles klingt natürlich sehr utopisch, wenn wir uns jedoch die Arbeitsschritte des Menschen im Detail anschauen, dann reduziert sich das häufig auf die Produktion von Text, Kommunikation (aktuell noch mit anderen Menschen), Code, Designs und auf die Manipulation der physischen Welt.  

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