Power Automate

Mit Power Automate lassen sich mit sogenannten Flows Daten aus unterschiedlichsten Quellen holen und Arbeitsschritte automatisieren. Hier in diesem Artikel konzentrieren wird uns auf die automatische Beschaffung von Daten um diese dann später mit Power-Query oder Power BI weiterzuverarbeiten. Dezentrale Datenquellen lassen sich mit diesem Tool verbinden, so dass Daten von einer Quelle zur nächsten fließen können. Das manuelle Hin- und Herschieben von Daten entfällt. 

Power Automate hieß früher Microsoft Flow und lässt sich unter Powerautomate.com kostenlos testen.

Anwendungsszenarien

  • Emailanhänge automatisch in die entsprechenden Ordner auf der Festplatte oder auf dem OneDrive speichern und die Emails als gelesen markieren oder löschen. Eignet sich z.B. für regelmäßige Rechnungen im PDF-Format die abgespeichert werden sollen.
  • Mit Benutzeroberflächenflows (UI-Flows) lassen sich ähnlich wie mit dem Makro-Recorder Arbeitsschritte im Browser oder auf dem Desktop aufnehmen und wieder abspielen. Damit können auch Unternehmensspezifische Quellen wie SAP, ERP Systeme, Online Tools usw. öffnen und Daten exportieren die man für eine regelmäßige Erstellung von Report und Auswertungen benötigt. 
  • Mit Hilfe von AI Text- und Bilderkennung lassen sich z.B. Bilder oder gescannte Dokumente automatisch auslesen und die relevanten Informationen in Datenbanken speichern. 

Einführungsvideo

Connectoren

Die verschiedenen Tools und Datenquellen lassen sich über hunderte von bereitgestellten Connectoren ansprechen. Connectoren verfügen über Trigger bzw. Ereignisse die einen Flow anstoßen können und Actions also Handlungen die der Connector ausführen kann.

Z.B. kann der Connector Dateisystem Dateien von A nach B kopieren, löschen, umbenennen usw. 

Flows

Die Automatisierung einzelner Arbeitsabläufe wird mit sogenannten Flows umgesetzt. Ein Flow kann auf unterschiedliche Arten gestartet werden. 

Flows Types

Automatischer Flow

Dies sind Flows die an anderer Stell durch ein Triggerevent bzw. Ereignis gestartet werden. Z.B. wenn im Emailpostfach eine Email mit dem Titel "Rechnung" eintrifft und diese einen Anhang hat.

Direktflow

Diese können vom Nutzer manuell angestoßen werden.

Geplanter Flow

Diese werden zu einem bestimmt Zeitpunkt oder auch in regelmäßigen Abständen ausgeführt. Z.B. immer Monats um 8:00

Benutzeroberflächenflow

Hiermit lassen sich Arbeitsschritte auf dem Desktop und im Browser aufnehmen. Damit lassen sich quasi fast alle regelmäßigen Arbeitsschritte automatisieren. Das Stichwort hier lautet RPA (Robotergesteuerte Prozessautomatisierung).

Geschäftsprozessflow

Hierbei handelt es sich um Flows die z.B. eine Autorisierung von einer anderen Stell benötigen. Z.B. reicht ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag ein und dieser muss von HR noch genehmigt werden.

Flows erstellen

Sobald geklärt ist um welche Art von Flow es sich handeln soll und wie dieser angestoßen werden soll geht es darum die einzelnen Schritte des Flows anzulegen.

Im folgenden Beispiel kommen die beiden Connectoren Office 365 Outlook und OneDrive for Business zum Einsatz. Hier sieht man einen Automatischen Flow der Emailanhänge von einem Office 365 Outlook Postfach (1) auf das Wort "Rechnung" im Emailtitel prüft (2) und falls das Wort vorkommt in einen OneDrive for Business Ordner Ordner mit dem Namen "Rechnung" ablegt (3) und abschließend die Email löscht (4). 

Mit diesem einfachen Flow erspart man sich bereits 3 kleine Arbeitsschritte: Das Öffnen der Email, das Speichern der Anhänge und das Löschen der Email. Zudem ist garantiert, dass die Anhänge zeitnah in die entsprechenden Ordner abgelegt werden und die Informationen die sich den Anhängen z.B. gleich über Power Query in Excel Auswertungen oder Power BI Berichte und Dashboards weiterfließen können.

KI und Powerautomate

Mit KI lassen sich spezielle Arbeitsschritte innerhalb eines Flows automatisieren. Dazu gehören Vorhersagen, Formularverarbeitung und Objekterkennung. Es gibt vorkonfigurierte KI's für Schlüsselbegrifferkennung, Spracherkennung, Standpunktanalyse, Texterkennung (OCR), Visitenkartenleser, Entitätsextraktion, Belegverarbeitung und Kategorieklassifizierung.

Mit Hilfe von KI lassen sich also Informationen schnell von einem Medium (Text, Bild, Sprache, Video usw.) in Datensätze verwandeln, die wir dann entsprechend auswerten können. Ein manuelles Eingreifen bei der Umwandlung ist dann nicht mehr erforderlich. 

Mehr zu der KI Funktionalität von Power Automate findest Du hier:
https://powerapps.microsoft.com/de-de/ai-builder/