EXCEL INDEX FUNKTION 

Mit der INDEX-Funktion kannst du einen Wert abhängig von seiner Position in einem von dir definierten Zellbereich auslesen.  Man kann sich das ein bisschen so wie bei dem Spiel Schiffe versenken vorstellen. Man gibt Koordinaten an und erhält den Wert, der an dieser Stelle steht zurückgespielt.

Wenn du also in dem von dir ausgewählten Bereich A1:E5 suchst, kannst du von Excel mithilfe der INDEX-Funktion ermitteln lassen, welcher Wert beispielsweise in der Zelle Zeile4/Spalte4 oder in der Zelle Zeile2/Spalte5 usw. steht. 

Als Erstes gibst du deine gewünschten Suchparameter ein – in unserem Beispiel also bei Zeile den Wert 2 und bei Spalte den Wert 5. 

Für die Eingabe der INDEX-Formel wählst du als Erstes den Bereich aus, innerhalb dessen du suchen möchtest, und danach wählst du für die gewünschte Zeile und Spalte als Suchparameter jene Zellen (B8 und B9) aus, in die du zuvor die beiden Zahlen/Suchparameter hineingeschrieben hast.

Als Ergebnis in unserem Beispiel bekommst du somit den Wert 20 zurück, weil dieser Wert in jener Zelle steht, bei der sich Zeile2 und Spalte5 kreuzen. 

Bei Veränderung der Suchparameter für Zeile und Spalte werden dir die entsprechenden anderen Werte angezeigt. 

Wenn du als Parameter entweder für die Zeile oder für die Spalte den Wert 1 eingibst, wird dir natürlich jeweils die entsprechende Beschriftung angezeigt, weil sich ja auch die Zeilen- und Spaltentitel innerhalb des von dir zuvor ausgewählten Bereichs befinden. 

Die INDEX-Funktion lässt sich für verschiedene Aufgaben effektiv einsetzen und wird vor allem in Kombination mit der Excel-Funktion VERGLEICH zu einer sehr mächtigen Funktion. 

In diesem Abschnitt sehen wir uns an, wie wir die INDEX-Funktion in Kombination mit der VERGLEICH-Funktion anwenden können. 

Zur Erinnerung: Mithilfe der INDEX-Funktion ermittelst du einen Wert, abhängig von dessen Position innerhalb eines von dir zuvor ausgewählten Bereichs. Das heißt, du hast eine Tabelle oder einen Datenbereich und musst durch Angabe der gewünschten Zeile und Spalte eine bestimmte Position definieren – also quasi eine Koordinate eingeben –, um jenen Wert zu erhalten, der sich in der Zelle im Schnittpunkt dieser beiden Parameter befindet. 

In der Praxis ist diese Herangehensweise oftmals nicht sehr sinnvoll, denn in vielen Fällen weißt du nicht, an welcher Position (Zeile bzw. Spalte oder beides) innerhalb eines Bereichs sich der gesuchte Wert genau befindet. In unserem Beispiel findest du nur drei Zeilen mit Werten und vier Spalten mit Produktkriterien … 

… aber wenn du aus einer Tabelle oder einem Datenbereich mit mehreren Dutzend oder sogar Hunderten oder gar Tausenden Zeilen bzw. Spalten einen ganz bestimmten Wert heraussuchen müsstest, würde es natürlich wenig Sinn machen und wäre darüber hinaus viel zu zeitaufwendig, immer wieder sämtliche Spalten- und/oder Zeilenköpfe durchzugehen, bis du die Position des gesuchten Werts bzw. die Positionen mehrerer gesuchter Werte gefunden hast. 

In unserem Beispiel suchen wir nun in der Tabelle jenen Wert, der für das Produkt A in der Spalte mit dem Produktkriterium „grün“ eingetragen ist. 

Würde man nur mit der INDEX-Funktion allein arbeiten, müsste man zunächst alle Zeilen und Spalten durchzählen, um zu erfahren, in welcher Zeile sich Produkt A und in welcher Spalte sich das Produktkriterium „grün“ befindet. Dieses Zählen wird mithilfe der VERGLEICH-Funktion umgangen. 

Für die Erstellung der Formel gibst du zunächst den Bereich (A1:D4) ein, in dem sich der gesuchte Wert befindet. Im nächsten Schritt müsstest du nun eigentlich die betreffende Zeilennummer bzw. die entsprechende Spaltennummer eingeben. Wir wollen aber nicht mehr die Zeilen und die Spalten durchzählen, sondern die Produktangabe A sowie das Produktkriterium grün verwenden – also Excel selbst vergleichen bzw. abzählen lassen, in welcher Zeile bzw. Spalte sich der jeweilige Suchparameter befindet. 

Zu diesem Zweck erweiterst du die Formel durch die VERGLEICH-Funktion. In der jeweiligen Klammer gibst zu zunächst die Zelle mit dem gesuchten Parameter („A“ = B6 | „grün“ = B8) ein, danach wählst du den dazugehörigen Suchbereich aus, also alle Zeilenköpfe (A1:A4) bzw. alle Spaltenköpfe (A1:D1), innerhalb denen Excel die gesuchten Werte vergleichen muss, und gibst am Ende der Klammer den Wert 0 ein, weil ja eine genaue Übereinstimmung gegeben sein muss. 

Als Ergebnis bekommst du den Wert 20, weil sich dieser in der Zelle an der Schnittstelle von Zeile 2 (Produkt A) und Spalte D (Produktkriterium grün) befindet. 

Wie du bei größeren Tabellen oder Datenbereichen mithilfe der F9-Taste die genauen Positionsangaben (also die exakte Zeilen- bzw. Spaltennummer der Suchparameter) herausfinden kannst, ohne die Zeilen- bzw. Spaltenköpfe selbst durchforsten zu müssen, erfährst du im obigen Video [3:08–3:30 min]. 

Die Kombination der INDEX-Funktion mit der VERGLEICH-Funktion ersetzt in vielen Fällen die SVERWEIS-Funktion. Mehr dazu ab [3:45–4:16 min]. 

Die INDIREKT-Funktion von Excel ist keine ganz einfache Funktion und daher möglicherweise beim ersten Kontakt nicht sofort verständlich, denn die Bezeichnung „INDIREKT“ kann unter Umständen ein wenig verwirren. Aus diesem Grund wird im obigen Video der Name dieser Funktion umbenannt, um das Verständnis für diese besondere Excel-Funktion zu erleichtern. 

Eine andere Erklärung für die INDIREKT-Funktion findest du im Folgenden: 

Üblicherweise werden zwischen zwei Zellen (oder zwischen einer Zelle und einem größeren Zellbereich) normale DIREKTE Bezüge hergestellt.

Mit der INDIREKT-Funktion nimmst du ebenfalls Bezug auf eine bestimmte Zelle, allerdings fungiert hier eine dritte Zelle quasi als Relais-Station. Du kannst dir das Ganze wie eine Fernsehübertragung zwischen zwei Kontinenten über einen TV-Satelliten vorstellen: 

Zelle A1 (Wert 1000) ist der Übertragungswagen eines Fernsehsenders und befindet sich in Washington D.C., von wo aus ein Reporter über eine Demonstration vor dem Weißen Haus berichtet. 

Zelle C5 ist der Fernsehapparat in einem Wohnzimmer in Europa. 

Der graue Bereich A4:C4 stellt den Atlantischen Ozean dar, über den aufgrund der Erdkrümmung keine direkte Funkverbindung von A1 nach C5 möglich ist. 

Wir brauchen also, wenn wir die Fernsehübertragung von der Demonstration vor dem Weißen Haus (Zelle A1) auf unserem Fernsehapparat in Europa (Zelle C5) live verfolgen wollen, eine Relais-Station in Gestalt eines TV-Satelliten (Zelle C1), der sich in einer geostationären Umlaufbahn um die Erde befindet und eine ständige direkte Verbindung sowohl zu A1 als auch zu C5 besitzt. 

Der TV-Satellit ist auf die Frequenz der Zelle A1 eingestellt, daher schreiben wir in die Zelle C1 den Wert A1. Von der Zelle C5 aus nehmen wir nun auf dem Umweg über die Zelle C1 einen INDIREKTEN Bezug auf die Zelle A1. 

Wie im Video beschrieben, wird hier also kein direkter Bezug zwischen C5 und A1 hergestellt, sondern ein INDIREKTER „Bezug aus einem Text(feld)“. Als Ergebnis wird uns dann der Text/Wert, der in der Zelle A1 steht, ausgeworfen. 

Anstatt also in die Zelle C5 den (direkten) Bezug zur Zelle A1 als (direkte) Formel („=A1“) hineinzuschreiben, holen wir uns diesen Text/Wert auf dem Umweg über eine andere Zelle (in unserem Fall über C1). Der Text bzw. der Wert, den sich die Zelle C1 aus der Zelle A1 geholt hat, fließt somit über die Formel =INDIREKT(C1) von A1 über C1 in die Zelle C5 ein. 

Weitere Beispiele für die INDIREKT-Funktion kannst du dir im Video ab 2:52 min ansehen. 

Nun werden wir drei Excel-Funktionen miteinander verbinden: 

Die INDEX-Funktion gibt uns einen Wert, abhängig von der Position innerhalb einer Tabelle, zurück. 

Die VERGLEICH-Funktion findet für uns die gesuchte Position (und diese Position packen wir dann in unsere INDEX-Funktion hinein). 

Mithilfe der INDIREKT-Funktion können wir den Bereich, in dem wir suchen, verändern. Das heißt, wir sind nicht auf eine einzige Tabelle beschränkt, sondern können die gleiche Formel auch auf andere Tabellen und Bereiche anwenden. 

Im Video [ab 1:00 min] haben wir auf der linken Seite zwei Tabellen, aus denen wir die Daten ziehen möchten. Auf der rechten Seite wurden in den Zellen H3, H4 und H5 bereits Dropdown-Listen mit den Auswahlmöglichkeiten für die Kriterien „Extras“, „Produkt“ und „Farbe“ für die verschiedenen Vorgaben vorbereitet. Eine bestimmte Kombination dieser Kriterien soll uns dann die entsprechenden Daten auswerfen. 

Durch Klicken auf eine der drei Zellen H3, H4 oder H5 erscheint rechts ein kleines Kästchen, mit dessen Hilfe sich das dazugehörige Dropdown-Menü öffnen lässt; auf diese Weise kann man die jeweils gewünschte Kriterien-Kombination auswählen. 

Im Video [ab 1:48–2:50 min] wird der Einsatz der INDEX-Funktion sowohl allein als auch in Kombination mit der VERGLEICH-Funktion für die gesuchte Kriterien-Kombination „Ohne Extras – B – grün“ erklärt. Nachstehend findest du zum leichteren Mitverfolgen die beiden Formeln: 

=INDEX(A3:D6;3;4) 

=INDEX(A3:D6;VERGLEICH(H4;A3:A6;0);VERGLEICH(H5;A3:D3;0)) 

Das Ergebnis ist natürlich in beiden Fällen 35. 

Durch die Hinzunahme der INDIREKT-Funktion ermöglicht es uns Excel, nicht nur im Bereich der oberen Tabelle „Ohne Extras“ (A3:D6) zu suchen, sondern unsere Suche auch auf die untere Tabelle „Mit Extras“ (A9:D12) auszuweiten. 

Wir vertauschen zu diesem Zweck den bisher fest definierten Suchbereich (A3:D6) am Beginn der Formel durch die INDIREKT-Funktion und wählen dabei die Zelle I3 aus, die den besagten Suchbereich (A3:D6) beschreibt: 

=INDEX(INDIREKT(I3);VERGLEICH(H4;A3:A6;0);VERGLEICH(H5;A3:D3;0)) 

Diese Erweiterung der Formel ermöglicht es nun, dass der Bereich, in dem gesucht wird, über eine Dropdown-Box dynamisch verändert werden kann. Wie das genau passiert, erfährst du im Video ab 3:28 min.