Excel automatisieren
Wann macht eine Automatisierung von Excel-Aufgaben Sinn?
Excel ist eine der am häufigsten verwendeten Anwendungen für Tabellenkalkulationen auf der ganzen Welt. Es ist ein mächtiges Werkzeug, das von Unternehmen verwendet wird, um Daten zu analysieren, Berichte zu erstellen und Budgets zu verwalten. Während Excel viele Funktionen und Formeln bietet, können sich viele Aufgaben wiederholen und zeitaufwändig sein. Wenn diese Aufgaben einer bestimmten Logik folgen, macht es Sinn, sich über die Automatisierung dieser Aufgaben und Prozesse Gedanken zu machen. Das Ziel ist es, Zeit einzusparen und Fehler zu reduzieren.
Wie können Aufgaben in Excel automatisiert werden?
Um Aufgaben innerhalb von Excel zu beschleunigen, kommen fortgeschrittene Werkzeuge wie Pivot-Tabellen, Power Query und Power Pivot zum Einsatz. Hier ist in der Regel jedoch noch ein manuelles Eingreifen des Nutzers erforderlich.
Ein vollständiges Automatisieren kann durch die Erstellung von Makros bzw. VBA-Programmierung erreicht werden. Hier können alle von einem Nutzer durchgeführten Aktionen durch Code abgebildet werden.
VBA wird in Zukunft durch Office Scripts abgelöst werden. Mit Office Scripts lassen sich auch Aktionen automatisieren, jedoch haben wir hier den Vorteil, dass diese Skripte auch auf Excel Online angewendet werden können und auch innerhalb eines Power Automate Flows ausgeführt werden können. D.h. Aufgaben können nicht nur isoliert innerhalb einer Arbeitsmappe automatisiert werden, sondern Excel kann auch in einem größeren Prozess mit unterschiedlichen Tools eingebunden werden und somit als Baustein für die Erstellung von Kalkulationen, Tabellen, Diagrammen, Berichten usw. verwendet werden. Die Ergebnisse aus Excel können dann in andere Tools überführt werden.
Excel wird in der Regel verwendet, wenn es noch eine manuelle Eingabe durch den Nutzer bedarf. Wenn dies nicht der Fall ist und die Daten immer in einer bestimmten Form aufbereitet und als Bericht / Dashboard angezeigt werden sollen, lässt sich hier anstelle von Excel auf Power BI verwenden.
Beispiele für Automatisierung von Excel
Ein Beispiel für die Excel-Automatisierung ist die regelmäßige automatische Aktualisierung von Berichten. Eine Excel-Arbeitsmappe kann Verknüpfung und Abfragen auf externen Datenquelle wie z.B. SQL-Datenbanken oder einer andere Excel-Arbeitsmappen enthalten. Mit einem Makro können diese Verknüpfung und Abfragen aktualisiert werden. Die Daten fließen dann in den Bericht ein und dieser wird dann als PDF speichert und per E-Mail versandt. Dieses Makro kann dann z.B. auch mithilfe von Power Automate jeden Tag zur gleichen Zeit ausgeführt werden. Somit ließe sich somit die Berichtserstellung vollständig automatisieren.
Vorteile der Excel Automatisierung
Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Excel-Aufgaben kannst Du Zeit sparen und Dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Verbesserte Genauigkeit: Durch die Automatisierung von Excel-Aufgaben kannst Du die Genauigkeit Deiner Arbeit verbessern, da Makros und Skripte in der Regel weniger Fehler enthalten als manuelle Eingaben.
Steigerung der Produktivität: Durch die Automatisierung von Excel-Aufgaben kannst Du Deine Produktivität steigern, da Du mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen kannst.
Make or buy / Kompetenzen aufbauen oder einkaufen?
Abschließend stellt sich die Frage, wer die Automatisierung der Unternehmensprozesse umsetzt. Wenn es schnell gehen muss, kannst Du auf erfahrende Dienstleister zurückgreifen, welche die Umsetzung für Dich übernehmen.
Ansonsten macht es natürlich auch Sinn sich diese Kompetenzen selber anzueignen, um zum einen ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, welche Prozesse automatisiert werden können und zum anderen dann selbstständig und flexibel Prozesse automatisieren und an die sich immer wieder ändernde Geschäftsanforderungen anpassen zu können. Dazu biete ich einen umfangreichen Excel Onlinekurs an, der auch die Themen VBA-Programmierung und Office-Automatisierung abdeckt.
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