Was ist Excel und wozu kann man Excel verwenden?

 

Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel lässt sich mit der Arbeitsweise des menschlichen Gehirns vergleichen: Eine dafür vorgesehene Oberfläche (ein Excel-Arbeitsblatt) wird mit Daten aus der Umwelt gefüttert, einige zu diesem Zweck adaptierte Zellen verarbeiten die eingegebenen Daten mithilfe von Formeln, und schließlich werden die gewonnenen Einsichten/Antworten in Handlungsempfehlungen umwandelt.

Excel kann man mit dem menschlichen Gehirn vergleichen, das mit Daten aus der Umwelt gefüttert wird, diese verarbeitet und dann in Einsichten/Antworten und Handlungsempfehlungen umwandelt.

Bei der Erstellung einer typischen Excel-Datei durchläuft man also folgende Schritte:

1. Dateneingabe:

Zunächst wird darüber entschieden, welche Daten und Informationen für die betreffende Excel-Datei benötigt werden, und diese werden daraufhin eingefügt.

2. Datenbereinigung/Management:

Die eingegebenen Daten werden bereinigt, organisiert und sinnvoll abgelegt.

3. Datenverarbeitung:

Die vorhandenen Daten werden manipuliert, verarbeitet, umgewandelt und gegebenenfalls erweitert.

4. Datenkonsolidierung:

Wo immer es (sinnvoll) möglich ist, werden mehrere Daten zu einem einzigen Datensatz zusammengefasst.

5. Datenanalyse:

Im nächsten Schritt erfolgt eine Fragestellung an den Datensatz; die Antwort kann z. B. in Form einer Pivot-Tabelle ausfallen.

6. Datenvisualisierung:

Zum Zweck der besseren und rascheren Visualisierung der erhaltenen Antworten werden die Ergebnisse als Tabellen und Grafiken dargestellt.

7. Berichtserstellung:

Die gewonnenen Einsichten werden weiter kommuniziert und können bei Bedarf entsprechende Handlungen inspirieren.

Ein einfaches Beispiel hierfür wäre das Haushaltsbuch einer Familie:

Mithilfe einer Excel-Tabelle sollen folgende Fragen beantwortet werden: „Wie viel hat die Familie im letzten Monat ausgegeben? Sind die Ausgaben des Betrachtungszeitraums im Vergleich zum Vormonat/zum letzten halben Jahr gestiegen, gesunken oder gleich geblieben?“

Für die Aufbereitung der Daten sucht man zunächst sämtliche Rechnungsbelege des letzten Monats zusammen und tippt die ausgegebenen Beträge in eine Excel-Tabelle ein. (1)

Die unterschiedlichen Ausgaben werden um bestimmte Kategorien wie „Miete“, „Energiekosten“, „Lebensmittel“, „Kreditrückzahlung“, „einmalige Ausgaben“ usw. erweitert. (2)

Mittels Formel wird neben der Gesamtsumme die Mehrwertsteuer für absetzbare Ausgaben ausgewiesen. (3)

Sämtliche Daten des letzten Monats werden in eine bereits vorhandene Tabelle mit den jeweiligen Daten aus den Vormonaten gepackt. (4)

Mit einer einfachen Summenformel oder mithilfe einer Pivot-Tabelle wird ermittelt, wie viel im letzten Monat ausgegeben wurde. Die Ergebnisse werden z. B. mit denen des Vormonats oder mit den Durchschnittsausgaben des letzten halben Jahres verglichen. (5)

Die Ergebnisse werden in Form einer Tabelle und einer Grafik dargestellt. Auf diese Weise lässt sich sehr schnell erkennen, ob sich bei den Ausgaben eventuell ein Trend nach oben oder unten zeigt oder ob diese in etwa gleich geblieben sind. (6)

Beim Blick auf das Ergebnis fällt auf, dass die Konsumausgaben der Familie stark angestiegen sind. Also wird ein entsprechender PDF-Bericht zusammengestellt und die Ergebnisse werden an die Familienmitglieder weiter kommuniziert. Um den ungewünschten Aufwärtstrend bei den Ausgaben zu stoppen, wird daraufhin beschlossen, sämtliche unnötigen Konsumausgaben für die kommenden beiden Monate einzuschränken. (7)

Fazit:

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel hilft dir also durch Auswertung einer Reihe von Daten bzw. Datensätzen sowie mithilfe der optischen Aufbereitung der erhaltenen Ergebnisse dabei, eine bestimmte Situation besser zu verstehen, Einsichten zu gewinnen, ungeklärte Fragen zu beantworten und im Idealfall ein besseres Vorgehen zu inspirieren.

Die Kunst dabei ist, sich bereits vor – oder spätestens während – der Erstellung der Excel-Datei die richtigen Fragen zu stellen. Nachfolgend ein paar Beispiele:

  • Welche Fragen sollen durch die Verarbeitung der eingegebenen Daten beantwortet werden?
  • Wie müssen die Daten organisiert, bearbeitet und zusammengefasst werden, um die gesuchten Antworten auf diese Fragen zu erhalten?
  • Mit welchen Formeln und Werkzeugen lässt sich eine bestimmte Frage am besten beantworten?
  • Wie können die Ergebnisse am anschaulichsten dargestellt werden?
  • Handelt es sich hierbei lediglich um eine einmalige Auswertung oder wird diese Auswertung in regelmäßigen Abständen wiederholt? Kann man im letzteren Fall einzelne Arbeitsschritte mithilfe von Makros/VBA automatisieren?
  • Führen die aktuellen Handlungen zu besseren Einsichten und Handlungsempfehlungen im Hinblick auf eine optimierte Vorgehensweise oder wird mit unnötigen Detailauswertungen wertvolle Zeit verschwendet?