Was ist Excel und wozu kann man Excel verwenden?

Excel kann man mit dem menschlichen Gehirn vergleichen, das mit Daten aus der Umwelt gefüttert wird, diese verarbeitet und dann in Einsichten/Antworten und Handlungsempfehlungen umwandelt.

Wenn man eine typische Exceldatei erstellt, durchläuft man folgende Schritte:

1. Daten:
Entscheiden welche Daten und Informationen wir für die Exceldatei benötigen und diese einfügen

2. Datenbereinigung/management:
Die Daten bereinigen, organisieren und sinnvoll ablegen

3. Datenverarbeitung:
Die Daten manipulieren, verarbeiten, umwandeln und erweitern

4. Datenkonsolidierung:
Daten wenn möglich in einem Datensatz zusammenfassen

5. Datenanalyse:
Fragen an den Datensatz stellen und diese z.B. mit Pivot-Tabellen beantworten

6. Datenvisualisierung:
Diese Antworten in Form von Tabellen und Grafiken darstellen

7. Berichtserstellung:
Die Einsichten weiter kommunizieren und Handlungen inspirieren


Ein einfaches Beispiel wäre ein Haushaltsbuch einer Familie.
Wir wollen folgende Frage beantworten: „Wie viel hat die Familie in diesem Monat ausgegeben?“

Dafür suchen wir alle Belege zusammen und tippen diese in Excel ein (1).

Die Ausgaben erweitern wir um Kategorien wie Haushaltsausgaben, einmalige Ausgaben usw. (2).

Wir weisen per Formel neben der Gesamtsumme noch die MwSt. für absetzbare Ausgaben aus (3).

Die Daten des letzten Monats packen wir in eine Tabelle mit Daten aus den Vormonaten (4).

Mit einer einfachen Summenformel oder Pivot-Tabelle ermitteln wir wie viel in diesen Monat ausgegeben wurde und vergleichen die Ausgaben z.B. mit denen des Vormonats (5).

Wir stellen die Ergebnisse in Form einer Tabelle und einer Grafik dar, so sehen wir schnell ob sich ein Trend bei den Ausgaben zeigt  (6).

Uns fällt auf, dass die Konsumausgaben der Familie stark gestiegen sind. Wir stellen einen PDF-Bericht zusammen und kommunizieren die Ergebnisse an die Familie. Es wird daraufhin beschlossen, die unnötigen Konsumausgaben für den kommenden Monat einzuschränken (7)


Excel hilft mit Daten eine Situation besser zu verstehen. Einsichten zu gewinnen, Fragen zu beantworten und im Idealfall ein besseres Vorgehen zu inspirieren.

Die Kunst ist, sich während der Erstellung der Exceldatei die richtigen Fragen zu stellen. Hier ein paar Beispiele:

Welche Fragen habe ich an die Daten?

Wie muss ich die Daten organisieren, bearbeiten und zusammenfassen um diese Fragen zu beantworten?

Mit welchen Formeln und Werkzeugen beantworte ich am besten ein bestimmte Frage?

Wie stelle ich die Ergebnisse am besten dar?

Handelt es sich um eine einmalige Auswertung oder wird die Auswertung in regelmäßigen Abständen wiederholt? Wenn ja, kann ich einzelne Arbeitsschritte mit Hilfe von Makros/VBA automatisieren?

Führt das was ich gerade tue zu besseren Einsichten und Handlungsempfehlungen oder verschwende ich meine Zeit mit unnötigen Detailauswertungen?