Tabellen vs. Listen – Was sind die Vorteile?

Tabellen haben gegenüber Listen den großen Vorteil, dass jede Änderung, die du in einer bestehenden Basistabelle vornimmst, automatisch auf z. B. Pivot-Tabellen, Grafiken und andere Zielbereiche, die auf diese Basistabelle Bezug nehmen, übertragen wird. Was bedeutet das nun im Detail?

Im ersten Blatt der Beispieldatei findest du eine Liste mit mehreren Tausend Datensätzen.

Vorteil1: Fehlerquelle Sortieren Vermeiden

Ein häufig auftretendes Problem bei umfangreicheren Listen mit vielen Zeilen und Spalten besteht darin, dass man beim Sortieren einer solch großen Liste aus Versehen nicht sämtliche Spalten oder Zeilen markiert. Das hat dann zur Folge, dass sich die durchgeführte Sortierung ausschließlich auf den markierten Teilbereich der Liste beschränkt, während der Rest unverändert bleibt. In Beispiel des Videos stimmen also nach der Sortierung die Netto- und Brutto-Umsatzbeträge der Spalten G und H nicht mehr mit den tatsächlichen dazugehörigen Datensätzen der Spalten B bis F überein. Der komplette Datensatz ist quasi „zerschossen“.

So etwas kann dir bei einer Tabelle nicht passieren.

Um eine vorhandene Liste in eine Tabelle umzuwandeln, markierst zu den gesamten (!) Bereich dieser Liste; danach gehst du zum Menü „Einfügen“ und klickst auf „Tabelle“. Ein wenig schneller geht’s übrigens, wenn du nach dem Markieren der Liste den Shortcut Strg+T verwendest. Sobald du im Dialogfenster „Tabelle erstellen“ auf OK klickst, wird der gesamte markierte Bereich in eine Tabelle umgewandelt.

Achte dabei auch immer darauf, ob in deiner Liste Überschriften vorhanden sind (dies empfiehlt sich jedenfalls für die meisten Basisdateien), und aktiviere bzw. deaktiviere je nach Bedarf das entsprechende Kästchen im Dialogfenster.

In der obersten Zeile deiner neuen Tabelle kannst du nun sehen, dass sich die Spaltennamen von vorher in Filter umgewandelt haben. Wenn du jetzt (wie oben im Beispiel mit der Liste beschrieben) versehentlich nur die ersten vier Spalten markierst und sortierst, werden in einer Tabelle – im Gegensatz zur Liste – trotzdem auch die Daten in den nicht markierten Spalten mit einbezogen und automatisch korrekt mitsortiert. Die Tabellenform erfasst also bei jeder Sortierung und Filterung immer den gesamten vorhandenen Datensatzbereich und verhindert eine unbeabsichtigte Teilsortierung bzw. das Zerreißen zusammengehörender Daten.

Vorteil2: Automatische Erweiterung Der Tabelle

Ein weiterer Vorteil von Tabellen liegt in ihrer automatischen Erweiterung. Fügst du beispielsweise irgendwo eine neue Spalte ein, so wird diese in die bestehende Tabelle integriert. Benötigst du für die eingefügte Spalte eine Formel, dann schreibst du diese einfach in irgendeine leere Zelle dieser neuen Spalte, und die neue Formel wird automatisch in der betreffenden Spalte für die gesamte Tabelle übernommen.

Aber Achtung: Gleiches gilt auch, falls sich in dieser Spalte bereits Formeln befinden. Das bedeutet: Wenn du aus irgendeinem Grund ausschließlich für einen einzelnen Datensatz eine andere Formel benötigst und den Inhalt in einer Zelle änderst, wird diese Formel automatisch von sämtlichen (!) anderen Datensätzen darüber und darunter übernommen.

Was für Spalten gilt, funktioniert bei einer Tabelle selbstverständlich auch für Zeilen. Fügst du am Ende der bestehenden Tabelle in der nächsten leeren Zeile einen neuen Datensatz hinzu, werden automatisch alle Formeln, die sich in der Spalte darüber befinden, in diesen neuen Datensatz übernommen. Gleiches gilt, wenn du irgendwo dazwischen eine Zeile einfügst.

Im Gegensatz zur Tabelle müsstest du bei einer Liste in allen diesen Fällen die neue Formel manuell in die entsprechenden leeren Zellen aller übrigen Datensätze übertragen, was immer eine gewisse Fehlerquelle darstellt.

Vorteil3: Automatische WeitergaBe neuer Daten

Ein weiterer entscheidender Vorteil von Tabellen besteht darin, dass jede Erweiterung der Tabelle, die beispielsweise als Ausgangsbasis für eine Pivot-Tabelle oder eine grafische Auswertung (Diagramm) u. dgl. dient, automatisch in diese Auswertungen mit einfließt. Bei Listen hingegen müsstest du den geänderten Datenbereich, sprich die Datenquellen der Pivot-Tabelle oder des Diagramms etc., bei jeder einzelnen Erweiterung im Zielbereich selbst manuell neu anpassen.

Wie das Erstellen und Einfügen einer Pivot-Tabelle in der Praxis aussieht, kannst du im Video ab 4:00 min sehen. Was genau eine Pivot-Tabelle ist und wie du eine solche erstellst, erfährst du übrigens im Video.

Der große Vorteil einer Tabelle gegenüber einer Liste ist also die automatische Weitergabe von Änderungen der Daten. Oft ist es ja der Fall, dass du zwecks Auswertung und grafischer Aufbereitung zur besseren Veranschaulichung von großen Datenmengen nicht nur eine einzige Pivot-Tabelle erstellst, sondern zwei, drei oder mehr, und dazu vielleicht auch noch die entsprechenden dazugehörigen Grafiken. Da aber alle auf ein und dieselbe Datenbasis zugreifen, brauchst du, wann immer du in dieser Tabelle – sei es durch Hinzufügen, Löschen oder Änderung von Datensätzen oder einzelnen Werten – etwas adaptierst, nicht mehr sämtliche verbundenen Pivot-Tabellen und Grafiken einzeln aktualisieren, denn dies passiert im Falle einer Tabelle automatisch.

Vorteil4: Visuelle Filter - Datenschnitte

Darüber hinaus kannst du im Falle von Tabellen mittels sogenannten „Datenschnitten“ sehr rasch eine gezielte Filterung durchführen. Zu diesem Zweck klickst du im Menü „Entwurf“ auf „Datenschnitt einfügen“ und wählst im Dialogfenster den bzw. die gewünschten Filter aus (du kannst also auch mehrere Filter gleichzeitig anwählen und das Ergebnis der ausgeworfenen Daten entsprechend eingrenzen). Nach dem Klick auf OK stehen dir eine oder mehrere visuelle Schaltflächen zur Verfügung, anhand derer du den gewünschten Datenbereich filtern kannst. Mittels Klick auf die rechte Maustaste innerhalb einer dieser Schaltflächen kannst du den betreffenden Filter verschwinden lassen.

Vorteil5: Schnellanalyse

Last, but not least steht dir über den Klick auf die rechte Maustaste auch noch die Option Schnellanalyse zur Verfügung. Dabei wird automatisch der gesamte Datenbereich ausgewählt, und du kannst beispielsweise die Tabelle formatieren, Diagramme hinzufügen, dir am Ende der Tabelle die jeweiligen Gesamtsummen oder den Durchschnitt der Daten anzeigen lassen und vieles andere mehr. Somit hast du auch hier im Gegensatz zu einer Liste wiederum diverse Möglichkeiten, um deine Tabelle einfach und effektiv zu erweitern und mit wenigen Klicks gefilterte Daten anzeigen bzw. auswerten zu lassen.